Il visual management si sviluppa all’interno della messa in pratica di una lean production ossia di una produzione snella e volendo portare tutto all’ambito dell’ufficio, di un lean office. Ma cos’è un lean office e cosa si può raggiungere con un visual management? Possiamo applicare in maniera molto semplice questa metodologia al nostro tipo di ufficio?
Lean office e visual management
Avere un lean office significa avere la concezione che tutto ciò che non si deve portare avanti, anche in ufficio è lo spreco. La produzione snella (lean manifacturing) è una vera e propria filosofia che ha alla base la regola degli sprechi pari a zero.
Il visual management permette di ottenere questa efficienza anche all’interno degli uffici di qualsiasi genere. Non sprecare tempo a trovare materiale, non sprecare denaro nel comperare materiale che non serve, non sprecare tempo a procedere con operazioni che non sono fondamentali in quel momento.
Visual management in ufficio: la swim lane chart
Il visual management mette a disposizione del tuo ufficio diversi tipi di strumenti che vanno a organizzare, definire e strutturare processi, ruoli, direzioni. Esempi pratici sono le lavagne che vanno a identificare ruoli e processi e ad identificare, per esempio, anche gli andamenti nel tempo di determinati processi.
L’esempio più semplice è la swim lane chart che non è altro che uno strumento utile ad organizzare le attività e a rendere chiaro quali sono i processi da attuare e soprattutto in quale sequenza vanno attivati. È un diagramma che in ufficio si può trasportare su di una semplice lavagna che può prendere il suo spazio ben definito e alla portata di tutti. Uno sguardo alla lavagna e tutti avranno chiaro in quale direzione si sta procedendo. Un tipico esempio di lavagna swin lane è quella in cui si dividono orizzontalmente e verticalmente tempi, processi e funzioni. Spesso si mettono in tabelle verticali tutte le figure professionali presenti in azienda e orizzontalmente si vanno a definire tempi e tipologie di processi da portare avanti.
Gli spazi possono essere riempiti attraverso elementi mobili come calamite, post-it e così via nel caso in cui si debba passare da un processo all’altro e si voglia avere la situazione sotto controllo. Cosa comporta questo tipo di organizzazione? Innanzitutto è possibile creare una swim lane anche con un diagramma di flusso che organizza processi e funzioni di modo che sia sempre possibile capire come continuare nel processo in qualsiasi momento senza spreco di tempo o di risorse, anche grazie ad elementi mobili che permettono si aggiornare costantemente le informazioni.