Che cosa sono i marcatempo e come vengono utilizzati
Sono molte le aziende che ancora oggi ricorrono a sistemi di controllo dipendenti ormai datati, come ad esempio gli orologi timbratori, le schede presenze o i tradizionali tornelli, che oltre a richiedere più tempo per la raccolta e la trasmissione dei dati alle risorse umane, risultano anche meno agevoli.
I marcatempo sono dei dispositivi elettronici che possono aiutare un’azienda a risolvere il problema di sistemi tecnologici antiquati, perché dotati di tecnologie moderne per la trasmissione dei dati come il GPS, il GPRS e RFID. Grazie a tali tecnologie, infatti, i dati vengono trasmessi automaticamente e in tempo reale, senza bisogno di passare per l’azione umana che spesso può portare a sviste ed errori.
Combinati a dei potenti software e applicazioni, inoltre, questi dispositivi permettono di agevolare e snellire il lavoro delle risorse umane, avendo subito a disposizione gli orari di entrata e di uscita dei dipendenti, le richieste di ferie e permessi e l’assenza momentanea di ogni singolo dipendente dalla sede aziendale per via dello smart working o di trasferte lavorative.
Le tecnologie dei dispositivi per il controllo dei dipendenti
Come già affermato in precedenza, le principali tecnologie utilizzate dai sistemi elettronici per la rilevazione presenze comprendono il GPS, il GPRS e il Tag RFID.
Il GPS permette, sempre nel rispetto delle norme sulla privacy, di conoscere con precisione la posizione del dipendente che in un determinato momento si trova a lavorare lontano dalla sede di lavoro abituale. Viene quindi utilizzato dall’azienda per sapere se il dipendente sta rispettando gli orari di entrata e di uscita e se sta effettivamente svolgendo il proprio lavoro in un determinato luogo.
La tecnologia GPRS è invece quella relativa alla trasmissione dei dati, che generalmente avviene attraverso una semplice connessione Wi-Fi; i dati raccolti possono essere inviati direttamente al reparto delle risorse umane dell’azienda, il quale li elaborerà attraverso dei software web specifici e li condividerà o meno con altri settori aziendali.
L’ultima tecnologia di cui sono dotati i sistemi di controllo dipendenti è la RFID, che è quella generalmente utilizzata nelle tessere, la quale funziona in base al principio di prossimità a un lettore apposito; quest’ultima tecnologia è inoltre spesso utilizzata per i sistemi portatili.
Le caratteristiche fondamentali dei dispositivi di rilevazione delle presenze
Ma quali caratteristiche deve avere un sistema di rilevazione presenze ideale? Innanzitutto, deve trattarsi di uno strumento di facile utilizzo da parte dei dipendenti aziendali: un dispositivo che non richiede particolari conoscenze e che sia facile da portare con sé è la scelta ideale per un posto di lavoro flessibile e al passo con i tempi.
Un’altra caratteristica essenziale, soprattutto per quanto riguarda i dispositivi fisici, è la durevolezza dello strumento in termini di batterie e ricarica e la sua capacità di resistere all’utilizzo prolungato anche in condizioni atmosferiche non particolarmente favorevoli. Molti strumenti di recente produzione sono inoltre dotati di display di tipo OLED che rendono ancora più facile comprenderne il corretto funzionamento.
Ultima caratteristica, che però non è da considerarsi meno importante delle altre, è l’abbinamento del dispositivo a un software tecnologicamente avanzato per l’elaborazione dei dati raccolti. Il software, oltre a minimizzare la presenza di errori, risulta inoltre molto utile per automatizzare diversi processi, come ad esempio il conteggio delle ore.