Il libro dei Soci è un documento molto importante per la vita associativa di un ente no profit, perché riporta al suo interno delle informazioni fondamentali per riuscire a identificare le persone aderenti ad una associazione.
Il registro dei soci, dunque, serve anche a definire se si sono raggiunti i quorum costitutivi necessari e richiesti da parte dello Statuto che legittimano l’intervento e il voto al socio iscritto.
La compilazione del libro dei soci di un’associazione prevede l’elenco di tutti gli associati che sono iscritti. Nel registro si annotano le informazioni di ogni persona che partecipa ad un’associazione.
La corretta tenuta del libro è documento che deve essere presente in un’associazione ed è necessario dato che si tratta anche di un obbligo di legge.
Inoltre, serve a favorire una gestione ordinata degli iscritti da parte dell’ente, dei loro diritti ed obblighi come: il diritto di voto, obbligo di pagamento della quota associativa, per dimostrare anche la regolarità della vita associativa in caso di alcuni controlli.
Quali sono le informazioni che deve contenere i libri dei soci?
Cosa deve contenere il Libro dei soci? Il libro dei soci per ogni socio deve contenere i dati quali: data di iscrizione e dai che possono identificarlo in modo univoco.
Per questo motivo per il libro dei soci è necessario indicare tutti i dati anagrafici, facendolo nel rispetto della normativa della privacy e del GDPR e indicando per ognuno: Nome e Cognome, Data e Luogo di Nascita, Indirizzo di Residenza e Codice Fiscale.
Oltre ai dati anagrafici bisogna anche scrivere quando avviene il versamento della quota di iscrizione ogni anno e riportare la data nella quale è avvenuto lo stesso.
Bisogna considerare che nel libro dei soci possono essere aggiunte anche altre informazioni che dipendono dal tipo di associazione che le raccoglie. In genere bisognerebbe procedere alla registrazione di quei dati identificativi che insieme ad altre informazioni sono necessarie per condurre al meglio l’attività.
Come ad esempio: eventuale numero dell’indicativo sulla tessera dell’associazione, numero di telefono o indirizzo email, e così via. Oltre alle informazioni basilari si possono dunque, annotare (in questo caso non obbligatoriamente) anche altre che possono essere utili a constatare il ruolo del socio, l’avvenuto versamento della quota associativa, la regolarità o meno dei pagamenti.
Il libro dei soci non deve essere confuso con quello dei volontari. Questo è un registro che si deve tenere solo in caso di associazioni di volontariato che quindi hanno personale che si occupa come volontario di alcune attività per l’associazione.
Lo scopo dell’eventuale presenza del libro per il volontariato si presenta nel momento in cui si vuole attestare la regolarità dell’attività di volontariato e permette anche la giusta copertura assicurativa a questi. È necessario che il registro sia vidimato da parte di un notaio oppure di un segretario comunale.
Insieme al libro dei soci ogni associazione ha bisogno di tenere nella propria sede tutti i libri sociali, compresi anche quelli dei verbali delle assemblee e dei verbali delle riunioni dell’organo amministrativo.
Come redigere il Libro Soci?
Si può scegliere di redigere il libro dei soci sia in formato cartaceo sia digitale. Naturalmente, la soluzione migliore è quello di adottare un software per le associazioni che permetta anche la compilazione del libro soci.
Infatti, gli strumenti tecnologici come i software dedicati sono più idonei alla conservazione corretta dei dati, al principio di trasparenza e anche di sicurezza richiesta da parte della legge sulla privacy.
Inoltre, bisogna conservare presso la sede legale dell’ente sempre il libro dei soci e verificare che questi siano all’interno di un supporto validato che non possa essere compromesso.
L’aggiornamento corretto della tenuta dei libri sociali è necessario per riuscire a garantire un’attività regolare alla propria realtà è associativa, giustificando eventuali agevolazioni concesse ed evitando anche delle sanzioni fiscali. Dunque, è essenziale tenerli conservati nel migliore dei modi.
Eventuali sanzioni in caso di mancata tenuta del libro dei Soci
Gli enti sono obbligati a fornire una prova della vita associativa e devono tendere sempre ai principi di democraticità che non è temporanea, al fine di poter fruire dei relativi servizi pensati per loro e anche degli eventuali supporti dal punto di vista fiscale.
Questo è stato determinato anche dalla sentenza della CTP di Pisa, la numero 8 del 2011 (qui un approfondimento), secondo la quale: la formale appartenenza a un’associazione e la regolarità dello statuto non è sufficiente all’ammissione di un regime fiscale agevolato. Questo vuol dire che bisogna anche dimostrare la presenza di una vita associativa. In caso di accertamento e mancanza di una vita associativa.
Se questo succede, l’Agenzia delle Entrate potrebbe disconoscere l’attività associativa e i ricavi come istituzionali. Non avere un libro dei soci e non illustrare l’attività dell’associazione in modo corretto porterà ad eventuali sanzioni anche fiscali,.